YellowAnt Marketing > SEO > Google spreadsheets gebruiken voor je marketing KPI dashboard.
Een marketing KPI dashboard heeft als doel om snel inzichten te krijgen in hoe het gaat met je website en hoe ver je van je doelen verwijderd bent. Het geeft inzicht in de groei en helpt goed in te schatten welke acties werken en welke acties aangepast dienen te worden.
Google Analytics geeft je al een goed inzicht met verschillende opties tot het creëren van een eigen dashboard waarin verschillende KPI’S opgenomen kunnen worden. Op een korte termijn planning van bijvoorbeeld maand tot maand vergelijking zijn deze inzichten zeker bruikbaar. Maar als je zoals YellowAnt Marketing meer inzicht wil over een langere periode bepaalde KPI’S wilt bijhouden dan kan een Marketing KPI dashboard in spreadsheets iets voor jou zijn. Hiermee kun je ook over verschillende maanden snel en makkelijk een overzicht krijgen.
Wat heb je nodig om een KPI dashboard in spreadsheets te creëren?
Stap 1: Het aanmaken van een nieuwe spreadsheet en de add-on installeren.
Laten we beginnen met het openen van een nieuw spreadsheet document: https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/ (let op, ik ga er vanuit dat je al een account hebt bij Google, als dit niet het geval is, maak deze dan eerst aan: Dit kun je hier doen.)
Zorg ervoor dat het Google account wat je gebruikt voor de KPI dashboard beschikt over de admin rechten van het Google Analytics account wat je wilt koppelen. Mocht je geen toegang hebben of dit nog niet gedaan hebben, dan raad ik je aan dit eerst goed in te stellen. Zonder deze rechten zal het je niet mogelijk zijn om het KPI dashboard te maken.
Na het aanmaken van het nieuwe spreadsheet document, ga je boven in het menu naar Add-Ons en selecteer je Add-ons toevoegen.
Zoek hiernaar Google analytics en selecteer de juiste addon
Deze opent een nieuwe scherm waar je de addon kan installeren.
Druk op de knop installeren en je wordt naar een scherm gebracht waar je dient in te loggen. Log in met je Google Account, en zorg ervoor dat dit account ook over voldoende rechten bezig voor het google analytics account.
Stap 2: Google analytics aan je spreadsheet koppelen.
Als de add-on geïnstalleerd is kom je terug in je spreadsheet en zal de pop-up automatisch gesloten worden. Ga weer in je spreadsheet naar het menu item Add-ons. Als alles goed is verlopen zul je hier nu een nieuwe optie zien genaamd: Google Analytics. Bij de aangeboden opties van deze Add-on selecteer je “create new report”.
Zodra je “create new report” hebt geselecteerd zal er aan de rechterkant van de spreadsheet een nieuw scherm getoond worden. Hierin kunt je (als je met het juiste Google account bent ingelogd) een nieuw rapport aanmaken voor je website.
Geef de dashboard een naam, selecteer het Account (google analytics) waarvoor je de data wilt inladen, en selecteer de juiste property. De overige velden kun je voor nu leeg laten en zullen we handmatig gaan invullen. Klik op de knop create rapport onderaan het blok en spreadsheet zal een nieuw tab maken genaamd “Report Configuration” waarin een overzicht zichtbaar wordt met verschillende waardes.
Stap 3: Testen of alles werkt.
We gaan nu een tussentijdse test draaien om te zien of alles correct is gekoppeld en de spreadsheet ook daadwerkelijk connectie kan maken met Google analytics om zo de benodigde data goed in te laden.
Selecteer bovenin het menu weer het menu item Addon-Ons, en selecteer deze keer “Run Reports”.
Je zult merken dat je nu een error krijg met de volgende bericht: “KPI dashboard: Metrics is a required parameter”
Zoals de error al zegt, zijn er op dit moment nog geen parameters ingesteld waarmee het spreadsheet daadwerkelijk iets kan inladen. Dit gaan we nu doen.
Bij Metrics vul je in bij rij B: ga:users Bij Dimensions vul je in bij rij B: ga:month
zie voorbeeld:
Selecteer weer bovenin het menu het menu item Addon-Ons>Google Analytics>Run Reports.
Als deze stap goed is verlopen zal er een pop-up in beeld komen met de volgende status:
En onderin de aangemaakte spreadsheet zal een nieuwe tab zijn ontstaan genaamd KPI dashboard (of een andere naam mocht je een andere benaming hebben gebruikt.)
Hierin zullen de waardes Users ingedeeld zijn in Month of the year.
Mocht je bij de Report Status een rode melding krijgen waar een foutmelding staat dan dien je goed te controleren of je alle stappen goed hebt doorlopen. De meest voorkomende fouten zijn:
Niet met het juiste account ingelogd in het spreadsheet document.
Niet voldoende rechten met het account op Google analytics.
Stap 4: Het aanmaken van je KPI Dashboard
Je kunt het template waar YellowAnt marketing gebruik van maakt hier bekijken en koppieren: https://tinyurl.com/yamdashboard. Je kunt de het bestand niet bewerken, maar wel de cellen kopiëren en naar je eigen bestand kopiëren of het gehele document kopiëren .
Zodra je dit hebt gedaan dien je nog een aanpassing te doen aan je spreadsheet. Dit om te zorgen dat de waardes die je inlaat in het zelfde code format ingeladen worden als Google Analytics. Doe je dit niet, dan zul je merken dat veel formules en waardes niet goed getoond zullen worden.
Ga in het menu van je spreadsheet naar file > Spreadsheet settings.
In het pop-up scherm wat je hier te zien krijgt, dien je landinstelling op United states te zetten. Hiermee voorkom je in de toekomst problemen qua inladen van de data.
Stap 5: Report Configuration instellen.
We hebben nu alles klaar gezet om te zorgen dat we een KPI dashboard kunnen gaan maken waarbij we alle gegevens die we nodig hebben kunnen gaan inladen vanuit Google Analytics. Om alle data goed in te stellen gaan we terug naar de tab Report Configuration (onderaan in je spreadsheet).
Leeg alle velden op View ID, End Date en Limit na. (let op dat je Report Name ook leeg laat) Zodat je veld B in je spreadsheet er als volgt uitziet:
Vieuw ID: Hier vul je je GA id in. Als het goed is heb je dit nummer al ingevuld toen je het spreadsheet document hebt aangemaakt. Mocht dit niet het geval zijn dan kun je het nummer terug vinden in je Google Analytics account via: Analytics Accounts > Properties & Apps > Views.
Plaatst het nummer wat onder de view staat in je spreadsheet. Het is hierbij belangrijk dat je de juiste rechten hebt en de juiste view selecteert waarvan je de data wilt inladen.
Als je dit hebt gedaan gaan we de data voor alle bezoekers invullen in veld B.
Report Name: Hier vul je de naam in die logisch is voor het rapport wat je wilt uitdraaien.
We hadden hier voor onze test KPI dashboard geplaatst. Echter raad ik je aan om hier een naam te plaatsen van max drie tekens (waarom dit is zal later duidelijk worden) en de benaming zo te houden dat het duidelijk is welke metrics je hebt gebruikt. Denk bij voorbeeld voor alle data aan de naam All. Voor organisch verkeer aan Org en aan betaald aan de naar Pay. De naam zullen we laten gaan gebruiken waarbij het hoofdlettergevoelig zal zijn, het is dan ook belangrijk om het simpel en overzichtelijk te houden.
Voor dit voorbeeld houden we de naam All aan omdat we hier al het verkeer wat op de website komt willen gaan inladen.
Start date: Hier vul je de datum in van wanneer je de meting wilt laten beginnen. Dit kan het begin van het jaar zijn, maar ook later of eerder. Hou er rekening mee dat het dashboard dat we hier creëren uitgaat van een jaarcyclus. Wil je een langere tijd dan kan dit, maar dan zul je enkele aanpassingen moeten doen in je uiteindelijke KPI Dashboard.
Voor dit voorbeeld houden we de datum aan het begin van het jaar: 1-1-2020.
Metrics: In dit veld ga je je je uiteindelijke statistieken in laden. Er zit een max aan het aantal statistieken wat je kunt inladen per rapport, gelukkig kun je wel meerdere rapporten per keer laden waardoor je eromheen kan werken als we meer data willen gaan inladen in ons uiteindelijke KPI dashboard. Het maximaal aantal metrics per rapport dat je kunt inladen is 10.
Voor dit voorbeeld houden we de volgende statistieken(metrics) bij:
Users
Sessions
Bounce Rate
average session duration
Nieuwe gebruikers
Om deze statistieken correct in te laden die je het volgende in het veld te plaatsen bij metrics:
ga:users,
ga:sessions,
ga:bounceRate,
ga:avgSessionDuration,
ga:newUsers
Let hierbij op hoofdletters.
sidenote: In het KPI dashboard wat als voorbeeld is gehanteerd zijn er ook transacties, opbrengst en conversie percentage gecommuniceerd. Hiervoor heb je ecommerce nodig die goed gekoppeld is met je Google analytics. De waardes die je bij metrics in wil laden om deze inzichtelijk te maken zijn:
Revenue
Transactions
Transactions Per Session
en zal je metrics er als volgd uitzien:
ga:users,
ga:sessions,
ga:bounceRate,
ga:avgSessionDuration,
ga:transactionRevenue,
ga:transactions,
ga:transactionsPerSession,
ga:newUsers
Dimensions: Hier bepalen we welke tijdsindeling we willen gebruiken, dit kan dag, week, maand of jaar zijn. Voor dit voorbeeld houden we maand aan. Hier vullen we dan ook ga:month in. Als je een andere dimension wilt gebruiken, dan kan dit natuurlijk. Je zult echter wel het KPI dashboard aan moeten passen, gezien in het voorbeeld er vanuit wordt gegaan van een maand indeling. De meest voorkomende tijd gebonden dimensions die er zijn zijn de volgende:
ga:dateHour – per uur
ga:month – per maand
ga:day – per dag
ga:year – per jaar
Als alles goed hebt ingevuld zal veld B er als volgt uitzien:
Het is tijd om weer een rapport uitdraai te maken.
Als alles goed is gegaan krijg je nu de volgende melding:
En zal het rapport in de All tab er zo uit komen te zien:
Het enige wat je nu nog te doen staat is de Bounce Rate in rij D om te zetten naar procenten. Dit doe je door de alle cellen met een getal in rij D te selecteren en in het hoofdmenu opmaak > getal > procent in te stellen.
En dan staat de data klaar om in je KPI Dashboard gekoppeld te worden
Stap 6. Het rapport aan je KPI dashboard koppelen.
Als je stap 4: het aanmaken van je KPI dashboard hebt gedaan, dan kunnen we nu beginnen met de cijfers uit je rapport All in te laden in je KPI rapportage.
Er zijn twee manieren om dit te doen, de 1ste is door in hetzelfde spreadsheet de data van één tab in te laden naar een andere tab. Het makkelijke aan deze methode is dat je hiervoor geen gezeur hebt met rechten. Het nadeel is, dat als je meerdere rapportages in één spreadsheet hebt, iedereen die toegang heeft toegang heeft tot alle data. Vaak is dit niet de bedoeling. We behandelen beide methodes. Het verschil zit hem in het oproepen van de data.
Als je intern (dus uit een andere TAB maar in hetzelfde bestand) de data wilt halen dan heb je de volgende code nodig:
=All![cell]
Doe je dit via een extern bestand (andere spreadsheet bestand) dan heb je de volgende code nodig:
=IMPORTRANGE(“url”, “All![cell]”)
waarbij de url de url is van je spreadsheet document waarin je je rapport ALL in hebt staan.
We gaan nu de data voor Alle bezoekers koppelen in het KPI dashboard. Ik ga er hierbij vanuit dat je het rapport in dit geval in hetzelfde bestand hebt staan en dat de koppeling met =All![cell] kunt invoeren.
We willen de data van Users in het rapport All koppelen aan bezoekers in het KPI dashboard. Hiervoor moeten we weten in welke cel van All de data van januari staat die betrekking hebben op de Users. In mijn geval is dit cell B16, dit kan echter anders zijn bij jouw rapportage en dien je dus goed te controleren.
In cell B6 van je kpi dahsboard dien je dan ook de volgende waarde te geven:=All!B16 en voor C6 =All!B17, enz tot je de hele rij tot M6 hebt bereikt. Als er geen data is dan zal het veld leeg blijven.
Het volgende velden die we gaan invullen is die van de BounceRate. Hier is het principe weer hetzelfde. In je rapportage zoek je op welke velden gelden voor de BounceRate en vul deze in je KPI dashboard in om de data in te laden. In mijn geval is dit het veld D16 dus zal mijn veld in het kpi dashboard er als volgd uitzien bij B7 =All!D16. Vul alles weer in tot het einde van de rij en je Bouncepercentage is ingevuld.
Doelen instellen
Gezien we Bouncepercentage als een doel hebben bepaald in het voorbeeld KPI dashboard zullen we deze een extra opmaak geven boven in het document.
Klik met je rechtermuis in zelf cell B4 en selecteer conditionele opmaak.
Aan de rechterkant van je spreadsheet krijg je nu een extra invulveld met conditionele opmaak regels.
Gezien we de velden in rij 4 van B t/m M een voorwaarde mee willen geven zul je bij toepassing op bereik dit moeten invullen. Vul hier B4:M4 in of gebruik de selectietool.
De opmaak regels zullen zijn dat de waarde in de cellen kleiner dan of gelijk aan een bepaalde waarde zullen moeten voldoen om een kleur mee te krijgen. Dus selecteer deze waarde. Vul daarnaast in welk doel je hebt voor deze waarde (in dit voorbeeld gebruiken we 49%) en vul dit in. Geef de gewenste kleur in en druk op + nog een regel toevoegen.
Door +nog een regel toevoegen te selecteren zullen we al dezelfde waardes nog een keer ingevuld voor ons krijgen. Echter zullen we dit keer de opmaakregels aanpassen naar groter dan en de kleur die de cell krijgt aanpassen.
Als je dit hebt gedaan klik je op Klaar. Nu zullen de cellen reageren op de waarde die hierin is opgenomen. Mocht een cell boven de 49% uitkomen wordt deze rood, is de waarde lager dan zal deze groen worden. Hiermee zorg je er voor dat je in een oogopslag ziet of je een doel hebt behaald in een bepaalde maand.
Echter is de cel nog leeg en krijg deze nu nog geen waarde mee.
We willen hier de waarde hebben van cell B7 t/m M7.
Dus vullen we de waarde in B4 als volgende in: =B7.
Je kunt nu handmatig alle cellen invullen tot M4, maar je kunt ook de cel B4 slepen tot M7, Spreadsheet vult zelf dan de juiste waarde in. Zorg wel dat je altijd controleert of dit klopt.
Ik ga er vanuit dat je nu het principe snapt hoe je je rapportage kunt koppelen aan je kpi dashboard en dat je alles nu zelfstandig kunt invullen. Er is echter 1 waarde wat nog wat aandacht nodig heeft. En dat is de waarde gemiddelde sessieduur (Avg. Session Duration).
Deze waarde heeft een andere waarde dan een normaal cijfer gezien het om een tijdwaarde gaat. De waardes in je rapportages gaan uit van een urenindeling, waar we voor de kpi dashboard op een seconde indeling willen gaan. Om dit voor elkaar te krijgen zul je de waardes die ingeladen worden moeten delen door 86500 (het aantal secondes wat in een uur zitten). Het is hierbij wel belangrijk dat je de spreadsheet op united states hebt staan. Is dit niet het geval dan zullen de waardes die getoond worden niet correct zijn. Gelukkig kun je dit altijd aanpassen maar als het goed is heb je dit al bij stap 4 aangepast. De code die je gebruikt om de cell te vullen is =All!E16/86500.
Daarnaast zul je de opmaak van de cel moeten aanpassen zodat deze weet dat het getal wat er staat een lengte van tijd is (duur).
Als je dit hebt gedaan dan zal ook de gemiddelde sessieduur goed getoond worden.
Je hebt nu alle middelen en kennis om de rest van de cellen in te vullen van je kpi dashboard Alle bezoekers. Als je dit gedaan hebt dan zal voor dit blogbericht het einde in zicht zijn. Er staat dan nog een ding op de agenda, namelijk er voor zorgen dat je automatisch het rapport All laat draaien.
Stap 7: Schedule rapport(s)
Om te zorgen dat het rapport up to date blijft kun je er voor zorgen dat het rapport automatisch wordt uitgedraaid op een vooraf ingestelde tijdstip.
Ga naar het tap Report configuration en ga boven in je spreadsheet naar Add-ons > Google Analytics > Schedule reports en selecteer deze.
Je krijgt dan een pop-up scherm die er als volgt uitziet:
Selecteer Enable Reports to run automatically.
Selecteer hoe vaak en wanneer het rapport dient te draaien en druk op save.
Let op: Ik raad aan het rapport altijd in de vroege ochtend of laat in de avond te draaien. Daarnaast is het niet nodig om iedere dag het rapport te draaien. Afhankelijk hoe vaak je het dashboard wilt inzien raad ik je aan per week of per maand een rapport te draaien.
Slotwoord
In dit blogbericht ben je instaat gesteld om een kpi dashboard op te maken en in te vullen met de data van alle bezoekers uit Google Analytics. Mocht er vraag naar zijn dan kan ik vervolg blogberichten maken waarbij ik verder in ga op hoe je een organisch/betaald of social media verkeer uitlicht. Ook zou ik je kunnen laten zien hoe je e-commerce of conversie kunt toevoegen. Laat YellowAnt Marketing weten of hier interesse in is door onder het blog bericht te reageren.
Mocht je liever het KPI dashboard uitbesteden en laten maken door YellowAnt Marketing dan kan dit natuurlijk ook en kun je altijd contact opnemen. Voor nu hoop ik dat je de basis hebt geleerd en je zelfstandig verder kan
Hi Ron! Super goede walkthrough en handig overzicht! Hoe kan ik het bounce percentage van enkel het betaalde verkeer inzichtelijk krijgen? En ials ik meedere views in één overzicht wil krijgen moet ik dan meerdere rapporten draaien?
✔Inzicht - Hoe sta je er nu voor, en waar liggen de kansen
✔Helderheid - Door duidelijke communicatie en goede structuur weet je precies wat je kunt verwachten
✔Doelgerichtheid - Door duidelijke doelen te stellen weet je waarvoor je het doet.
✔Kostenbesparing - Door alle kennis van YellowAnt Marketing in te zetten bespaar je uiteindelijk onnodige kosten
✔Kennisdeling - Met de samenwerking met YellowAnt marketing heb je niet alleen een goede sparringpartner, maar leer je direct ook waarom en hoe wat gedaan wordt.
1 reactie
Hi Ron! Super goede walkthrough en handig overzicht! Hoe kan ik het bounce percentage van enkel het betaalde verkeer inzichtelijk krijgen? En ials ik meedere views in één overzicht wil krijgen moet ik dan meerdere rapporten draaien?